Office Manager

Office Manager

Salary: Up to €30,000 pro rata per annum, depending on experience

Location: 60306 Frankfurt, Germany

Contract: Permanent, part time

Hours/shifts: 24 hours per week, flexible shifts worked Monday - Friday

Work model: Fully remote

The ideal candidate will live locally to Frankfurt, but this is not required.

Fluency in German and English is required.

Williams Lea seeks an Office Manager to join our team!

Williams Lea is the leading global provider of skilled, technology-enabled, business-critical support services, with long-term trusted relationships with blue-chip clients across investment banks, law firms and professional services firms. Williams Lea employees, nearly 7,000 people worldwide provide efficient business services at client sites in often complex and highly regulated environments, from centralised Williams Lea onshore facilities, and through best cost company offshore locations.

Purpose of the role

As an Office Manager you will oversee the day-to-day administrative operations of the Williams Lea virtual office in Germany while providing direct support to the Account Director. This part-time position is primarily responsible for managing HR processes, financial coordination, and general office administration. The role acts as a key point of contact for staff on HR and office-related matters, ensuring compliance with German labor laws, overseeing vendor relationships, and assisting with financial planning and reporting. It also involves streamlining administrative tasks, promoting company culture, and maintaining smooth operations across various functions. Fluency in English and German is required.

Diese Teilzeitstelle (24 Stunden pro Woche, Arbeitstage werden noch festgelegt) ist in erster Linie für die Überwachung aller allgemeinen Verwaltungsabläufe innerhalb des Unternehmens und die direkte Unterstützung des Account Directors zuständig. Darüber hinaus sorgt sie für ein effizientes Tagesgeschäft des virtuellen Williams Lea-Büros in Deutschland und dient als zentrale Anlaufstelle für die Mitarbeiter in Bezug auf büro- und personalbezogene Fragen.

Die nachstehende Aufschlüsselung gibt einen Überblick über die wichtigsten Zuständigkeiten nach Kategorien; diese Liste kann jedoch im Zuge der Entwicklung der Geschäftsanforderungen angepasst werden:

Key Responsibilities

The breakdown below outlines key responsibilities by category; however, this list is subject to adaptation as business needs evolve:

HR Administration

• Act as the first point of contact for all HR-related inquiries
• Maintain and update employee records, both in physical files and company systems
• Manage the training budget and oversee training requests in accordance with German regulations
• Serve as the expense process owner, ensuring adherence to company policies.
• Provide support to HR colleagues with local queries and requirements
• Promote and reinforce the WL culture, leading by example in alignment with company values
• Provide administrative support in recruitment and dismissal processes as required
• Review the organizational structure and conduct recruitment needs analyses when necessary
• Ensure all HR policies and procedures are up to date and compliant with German labor laws. Work with legal teams or external lawyers to ensure compliance when necessary
• Act as the first point of contact for HR queries, escalating issues to the EMEA HR Business Partner when required
• Review Mercer contracts for German liability and accidental insurance
• Ensure annual pension recalculations are completed, employees receive their statements, and recalculation costs (Heubeck) and adjustment invoices are sent to the client
• Oversee timely payment of all HR-related invoices

Personalverwaltung

• Sie sind die erste Anlaufstelle für alle personalbezogenen Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterakten, sowohl in physischen Akten als auch in Unternehmenssystemen.
• Verwaltung des Fortbildungsbudgets und Überwachung der Fortbildungsanträge in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften.
• Verantwortlich für den Ausgabenprozess und Gewährleistung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung der HR-Kollegen bei lokalen Fragen und Anforderungen.
• Förderung und Stärkung der WL-Kultur, indem Sie im Einklang mit den Unternehmenswerten mit gutem Beispiel vorangehen.
• Bei Bedarf administrative Unterstützung bei Einstellungs- und Entlassungsprozessen.
• Überprüfen Sie die Organisationsstruktur und führen Sie bei Bedarf eine Personalbedarfsanalyse durch.
• Sicherstellen, dass alle Personalrichtlinien und -verfahren auf dem neuesten Stand sind und den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Zusammenarbeit mit Rechtsteams oder externen Anwälten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, falls erforderlich.
• Sie fungieren als erste Anlaufstelle für HR-Anfragen und leiten Probleme bei Bedarf an den EMEA HR Business Partner weiter.
• Überprüfung der Mercer-Verträge für die deutsche Haftpflicht- und Unfallversicherung.
• Sicherstellen, dass die jährlichen Neuberechnungen der Renten abgeschlossen sind, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnungen erhalten und dass die Kosten für die Neuberechnung (Heubeck) und die Anpassungsrechnungen an den Kunden geschickt werden.
• Überwachung der fristgerechten Zahlung aller personalbezogenen Rechnungen.

Financial

• Oversee the invoicing process, ensuring coordination with offshore and global teams, as well as the Head of Procurement at Head Office
• Act as the escalation point for all indirect purchases requiring Head Office approval
• Collaborate with Head Office and the Head of Procurement to establish direct debit arrangements with key suppliers, supporting debtor day targets for the financial year
• Manage vendor relationships, ensuring best practices in vendor onboarding, compliance, and ongoing management
• Oversee vendor onboarding for Williams Lea Germany, ensuring full compliance with German regulations
• Maintain accurate records and facilitate communication related to local bank accounts in coordination with the Williams Lea Global finance team
• Support the Williams Lea Germany Account Director with budget preparation and financial planning
• Assist with finance-related administrative tasks, including expense tracking and reporting

Finanzen

• Überwachung des Rechnungsstellungsprozesses und Sicherstellung der Koordination mit Offshore- und globalen Teams sowie dem Leiter der Beschaffungsabteilung in der Hauptgeschäftsstelle.
• Funktion als Eskalationsstelle für alle indirekten Einkäufe, die der Genehmigung durch die Hauptgeschäftsstelle bedürfen.
• Zusammenarbeit mit der Hauptgeschäftsstelle und dem Leiter der Beschaffungsabteilung, um Lastschriftvereinbarungen mit wichtigen Lieferanten zu treffen und die Debitorentageziele für das Geschäftsjahr zu unterstützen.
• Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, Sicherstellung bewährter Verfahren bei der Lieferantenintegration, Compliance und fortlaufendes Management.
• Überwachung der Lieferantenintegration für Williams Lea Germany, um die vollständige Einhaltung der deutschen Vorschriften sicherzustellen.
• Führen Sie in Abstimmung mit dem Finanzteam von Williams Lea Global genaue Aufzeichnungen und erleichtern Sie die Kommunikation im Zusammenhang mit lokalen Bankkonten.
• Unterstützung des Account Directors von Williams Lea Germany bei der Budgeterstellung und Finanzplanung.
• Unterstützung bei finanzbezogenen Verwaltungsaufgaben, einschließlich Spesenabrechnung und Berichterstattung.

General administration

• Handle all general queries from local authorities, escalating to the relevant Williams Lea Global team when necessary
• Oversee mail collection, distribution, and filing as needed through the virtual office
• Oversee all company administrative tasks, ensuring efficient daily operations and adherence to internal policies and procedures
• Serve as the primary liaison with the virtual office provider, ensuring that all booked services are operational and running smoothly

Allgemeine Verwaltung

• Sie bearbeiten alle allgemeinen Anfragen von lokalen Behörden und leiten sie bei Bedarf an das zuständige Team von Williams Lea Global weiter.
• Beaufsichtigung der Abholung, Verteilung und Ablage der Post über das virtuelle Büro nach Bedarf.
• Koordination aller administrativen Aufgaben des Unternehmens, um einen strukturierten Betriebsablauf und die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten.

SHEQ (Safety, Health, Environment, Quality)

• Organize and coordinate annual audits with relevant suppliers.

Büromanagement (virtuell)

Sie fungieren als Hauptverbindungsperson zum Anbieter des virtuellen Büros und stellen sicher, dass alle gebuchten Dienste einsatzbereit sind und reibungslos funktionieren.

SHEQ (Sicherheit, Gesundheit, Umwelt, Qualität)

• Organisation und Koordinierung der jährlichen Audits mit den betreffenden Lieferanten.

Essential skills

• Bilingual Proficiency: Strong command of both German and English
• German HR Knowledge: A solid background in HR with in-depth knowledge expertise in German labor laws, HR policies, and best practices, along with hands-on experience using Workday or similar HR systems
• Technical Proficiency: Strong command of Microsoft Office Suite and related administrative tools
• Exceptional Communication: Excellent verbal and written communication skills, with the ability to engage effectively at all levels
• Detail-Oriented and Persistent: Strong attention to detail, with a tenacious approach to problem-solving and follow-through
• Self-Motivated and Independent: Capable of working autonomously while maintaining a high level of productivity
• Team Integration and Remote Collaboration: Adept at working within diverse teams and thriving in a remote or hybrid work environment
• Proactive Problem-Solver: Demonstrates a willingness to assist and provide support, even in situations where solutions are not immediately clear
• Process-Oriented: Methodical and structured, with a keen ability to develop and refine processes to streamline and automate administrative tasks
• Hands-On Approach: Takes initiative and remains actively engaged in day-to-day operations, ensuring tasks are completed efficiently and effectively

Wesentliche Fähigkeiten

• Zweisprachige Kenntnisse: Gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache
• Deutsche HR-Kenntnisse:Ein solider Hintergrund im Personalwesen mit fundierten Kenntnissen des deutschen Arbeitsrechts, der Personalpolitik und bewährter Praktiken sowie praktische Erfahrung mit Workday oder ähnlichen HR-Systemen
• Technische Kenntnisse: Gute Beherrschung der Microsoft Office Suite und der damit verbundenen Verwaltungsinstrumente
• Außergewöhnliche Kommunikation: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen effektiv zu kommunizieren
• Detailorientiert und beharrlich: Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hartnäckiger Ansatz bei der Problemlösung und Durchsetzung
• Selbstmotiviert und unabhängig: Sie sind in der Lage, selbständig zu arbeiten und dabei ein hohes Maß an Produktivität aufrechtzuerhalten
• Teamintegration und Fernzusammenarbeit: Sie sind in der Lage, in verschiedenen Teams zu arbeiten und sich in einem entfernten oder gemischten Arbeitsumfeld zurechtzufinden
• Proaktiver Problemlöser:Zeigt die Bereitschaft zu helfen und Unterstützung zu leisten, auch in Situationen, in denen die Lösungen nicht sofort klar sind
• Prozessorientiert: Methodisch und strukturiert, mit einer ausgeprägten Fähigkeit, Prozesse zu entwickeln und zu verfeinern, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren
• Praktische Herangehensweise: Ergreift die Initiative und beteiligt sich aktiv am Tagesgeschäft, um sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden

Rewards and Benefits

We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being, we offer a comprehensive benefits package, including but not limited to:

• Health subsidy
• 30 days holiday

You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable, challenging and rewarding career with future career development prospects!

Vergütung und Zusatzleistungen

Wir legen Wert darauf, unsere Mitarbeiter sowohl im Berufs- als auch im Privatleben zu unterstützen.Als Teil unseres Engagements für Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Leistungspaket, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Gesundheitszuschuss
• 30 Tage Urlaub

Sie haben außerdem die Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der sich dafür einsetzt, jedem einzelnen Mitarbeiter eine angenehme, herausfordernde und lohnende Karriere mit zukünftigen Karriereaussichten zu bieten!

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a “protected characteristic” in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at [email protected](we do not accept applications to this email address).

View our Privacy Notice https://www.williamslea.com/privacy-statement

Gleichberechtigung und Vielfalt

Das Unternehmen schätzt die Unterschiede, die eine vielfältige Belegschaft in die Organisation einbringt, und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität und ethnischer oder nationaler Herkunft), Religion oder Glauben, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jedes davon ist ein „geschütztes Merkmal“ im Diskriminierungsgesetz).Es diskriminiert nicht aufgrund anderer irrelevanter Faktoren und baut eine Kultur auf, die Offenheit, Fairness und Transparenz schätzt.

Wenn Sie eine Behinderung haben und sich lieber in einem anderen Format bewerben möchten oder eine angemessene Anpassung vornehmen möchten, um ein Vorstellungsgespräch zu ermöglichen, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected] (wir akzeptieren keine Bewerbungen an diese E-Mail-Adresse).

Sehen Sie sich unsere Datenschutzrichtlinie an: https://www.williamslea.com/privacy-statement

Originally posted on Himalayas