Bilingual Client Onboarding & Servicing Specialist (Wealth Management)

Bilingual Client Onboarding & Servicing Associate (French version below) Vesta Wealth Partners is a Calgary-based wealth management firm offering active, passive, factor-based, and alternative investment solutions. We partner closely with clients to design optimal portfolios and deliver a consistent, high-quality service experience. We are seeking a Bilingual Client Onboarding & Servicing Associate to support both high-touch client servicing and scalable onboarding operations. This role operates across two core areas: - High-touch support: partnering closely with Associate Portfolio Managers (APMs) to support the delivery of a precise, responsive experience for high-net-worth clients - Scalable operations: managing structured onboarding and servicing workflows with efficiency, accuracy, and consistency Success in this role requires the ability to move seamlessly between these two environments - maintaining discipline in repeatable processes while applying sound judgment, prioritization, and adaptability in more complex situations. This position is open to candidates across Canada, with core working hours aligned to the Mountain Time zone. What You’ll Do Client Onboarding & Workflow Management - Own end-to-end onboarding workflows, ensuring accuracy, completeness, and timeliness - Proactively move onboarding files forward and follow through on outstanding items - Coordinate with internal teams and custodians to ensure smooth execution Client Servicing Support - Support Associate Portfolio Managers (APMs) in delivering a high-quality client experience - Manage incoming servicing requests with urgency and sound judgment - Ensure all work reflects the level of care expected for high-net-worth clients Account & Transaction Administration - Process account updates, EFTs, wires, transfers, and related transactions - Monitor and follow up on transfers and account activity with custodians - Maintain accurate and up-to-date client records across systems Reporting & Deliverables - Prepare and distribute client reports and tax documents - Ensure deliverables are accurate, complete, and delivered on time Cross-Functional Collaboration & Continuous Improvement - Partner closely with APMs in a high-accountability working relationship - Identify opportunities to improve workflows, data quality, and efficiency - Support automation, compliance, and operational improvement initiatives What You Bring Required - Bilingual in French and English - 3+ years of experience in wealth management, financial services, or a similar environment - Strong attention to detail and a high standard for accuracy - Proven ability to manage competing priorities in a fast-paced environment - Sound judgment and ability to work independently with minimal direction - Clear, professional written and verbal communication skills - Comfort working with data, systems, and evolving processes - Ability to balance structured, process-driven work with dynamic, high-priority requests This role is well suited for someone who: - Thrives in environments where expectations are high and pace is fast - Takes ownership and follows through reliably - Is comfortable working with detail-oriented and highly driven partners - Understands the importance of precision when supporting high-net-worth clients Nice to Have - Experience supporting high-net-worth clients - Familiarity with custodians and onboarding workflows - Experience with automation tools or client portals - Knowledge of Canadian securities regulations Why Join Vesta - Work with a collaborative, high-performing, client-focused team - Contribute to a consistent, high-quality client experience - Opportunity to grow within a dynamic and evolving organization If you are someone who takes pride in accuracy, can adapt to shifting priorities, and enjoys working in both structured and fast-paced environments, we’d love to hear from you. We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted. Associé(e) bilingue – Intégration et service à la clientèle Vesta Wealth Partners est une société de gestion de patrimoine basée à Calgary offrant des solutions d’investissement actives, passives, factorielles et alternatives. Nous collaborons étroitement avec nos clients afin de concevoir des portefeuilles optimaux et offrir une expérience client cohérente et de grande qualité. Nous sommes à la recherche d’un(e) associé(e) bilingue – intégration et service à la clientèle pour soutenir à la fois des activités à haut niveau de service client et des opérations d’intégration structurées et évolutives. Ce rôle s’articule autour de deux volets principaux : - Soutien à haut niveau de service : collaboration étroite avec les gestionnaires de portefeuille adjoints (APM) afin de soutenir une expérience client précise et réactive pour une clientèle fortunée - Opérations évolutives : gestion des processus d’intégration et de service à la clientèle de manière efficace, rigoureuse et cohérente La réussite dans ce rôle repose sur la capacité à passer efficacement d’un environnement à l’autre, en combinant rigueur opérationnelle et jugement dans des situations plus complexes. Ce poste est ouvert aux candidats à travers le Canada, avec des heures de travail alignées sur le fuseau horaire des Rocheuses. Responsabilités principales Intégration des clients et gestion des processus - Gérer les processus d’intégration de bout en bout avec exactitude et rigueur - Faire progresser les dossiers de manière proactive et assurer le suivi des éléments en suspens - Coordonner avec les équipes internes et les dépositaires pour assurer une exécution fluide Soutien au service à la clientèle - Soutenir les APM dans la prestation d’un service client de haute qualité - Gérer les demandes avec rapidité et jugement - S’assurer que le travail reflète les standards attendus pour une clientèle fortunée Administration des comptes et transactions - Traiter les mises à jour de comptes, transferts, EFT, virements et autres transactions - Assurer le suivi des transferts et des activités auprès des dépositaires - Maintenir des dossiers clients exacts et à jour Rapports et livrables - Préparer et distribuer les rapports clients et documents fiscaux - Assurer l’exactitude et le respect des échéanciers Collaboration et amélioration continue - Travailler en étroite collaboration avec les APM dans un environnement exigeant - Identifier des opportunités d’amélioration des processus et de la qualité des données - Contribuer aux initiatives d’automatisation, de conformité et d’amélioration opérationnelle Profil recherché Exigences - Bilinguisme (français et anglais) - Minimum de 3 ans d’expérience en gestion de patrimoine, services financiers ou domaine connexe - Grande attention aux détails et souci de la qualité - Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique - Bon jugement et autonomie dans l’exécution du travail - Excellentes compétences en communication écrite et verbale - Aisance avec les systèmes, les données et les environnements en évolution - Capacité à équilibrer un travail structuré avec des demandes plus complexes et urgentes Ce rôle convient particulièrement à une personne qui : - Performante dans un environnement exigeant et rapide - Fait preuve d’initiative et de sens des responsabilités - Est à l’aise de travailler avec des partenaires rigoureux et orientés résultats - Comprend l’importance de la précision dans un contexte de clientèle fortunée Atouts - Expérience auprès d’une clientèle fortunée - Connaissance des dépositaires et des processus d’intégration - Expérience avec des outils d’automatisation ou portails clients - Connaissance de la réglementation canadienne en valeurs mobilières Pourquoi se joindre à Vesta - Faire partie d’une équipe collaborative et axée sur le client - Contribuer à une expérience client de grande qualité - Évoluer au sein d’une organisation en croissance Si vous êtes quelqu'un qui est fier de la précision, qui sait s'adapter aux priorités changeantes et que vous aimez travailler dans des environnements structurés et dynamiques, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.